Efficiëntie op kantoor is mislukt

dec 02

Er was een tijd dat ik dacht dat ik kon multitasken. Het journaal kijken, een artikel lezen, mijn ouders bellen, waarom zou je dat achtereenvolgens doen als dat ook tegelijk kan? Jarenlang ging dat prima, maar helaas eindigde het experiment in een burnout. Wat ik toen ervaarde beseffen steeds meer mensen zich en zegt de wetenschap al lang: mensen kunnen niet multitasken, computers overigens ook niet. Wel kunnen computers, in tegenstelling tot mensen, snel overschakelen van de ene naar de andere taak, zo snel dat het lijkt alsof de computer een heleboel taken tegelijk uitvoert. En dat lukt de mens nou net niet. Overschakelen van de ene naar de andere taak, zeker wanneer het gaat om zaken waar concentratie vereist is, kan wel 20 minuten duren. Heel inefficiënt dus. Veel beter is het om eerst de ene taak af te maken en dan aan de volgende beginnen.

De wetenschap zegt het, de meeste mensen zijn er van overtuigd dat het zo is, sommigen (zoals ik) hebben het tot hun schade moeten ervaren, maar bijna niemand handelt er naar. Tijdens ons werk laten we ons storen door de telefoon, we nemen plaats in kantoortuinen met tientallen collega’s, naast mailberichten komen er om de haverklap berichten binnen van Whatsapp, liefst nog via meerdere telefoons. Hoe zou het toch komen dat we hier maar mee door blijven gaan?

Ik denk dat het te maken heeft met onze behoefte aan efficiëntie. Of platter gezegd: in minder tijd meer dingen doen. Op het kantoor vooral meer werk kunnen doen. Het is een ziekte waar werkgevers en werknemers aan lijden. Bijzonder is het om te bedenken dat in de afgelopen 20 jaar de productiviteit van kantoorwerk volgens onderzoekers niet is toegenomen, er is eerder sprake van afname. Dat is schokkend als we bedenken wat allemaal is geïnvesteerd om het kantoorwerk te vergemakkelijken. Maar het is gemakkelijk te begrijpen als we de les “mensen kunnen niet multitasken” serieus zouden nemen.

Het moet dus anders. Berichtendiensten en moderne kantoorinrichtingen houden we niet tegen. Wel hoe we die dingen gebruiken. Ook daarover zijn mensen die er voor doorgeleerd hebben het wel eens. Niet voortdurend online, pop-ups uitschakelen, concentratieplekken gebruiken, aan één taak tegelijk werken, pauzes nemen.

Ik sprak op maandagmorgen een collega die daarvoor een paar weken vakantie had gehad. “Heb je een drukke dag vandaag?”, vroeg ik. “Dat weet ik niet”, zei hij, “want ik had vakantie en als ik in mijn agenda kijk dat heb ik geen vakantie meer”. Ik vond dat een rare opmerking, maar nu denk ik toch dat hij gelijk had.

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *