Gevaarlijke vergaderingen

dec 17

“Laten we eens zonder directie met elkaar praten”, zeiden we een paar jaar geleden tegen elkaar. We gingen als managers bij elkaar zitten. Zonder agenda. Dit gaf enig ongemak. Waar de één gelooft dat juist dan op tafel komt wat zinvol is, is de ander ervan overtuigd dat je zonder agenda niet zinvol kunt vergaderen. Maar het bleek verrassend bindend te zijn, en dat was het doel.

Op een gegeven moment kwam de directie er een keer nieuwsgierig bij zitten. En nog eens. Voor we het wisten werd er een agenda gemaakt, was een directielid voorzitter en kreeg de vergadering een naam en een doel. Op slag was de vergadering ‘nuttig’, niet meer vrijblijvend en vroeg niemand zich af wat de meerwaarde was. Iedere keer als ik er ben denk ik, had een mail gestuurd. Iedere keer dat ik hem mis, mis ik niets. “Je hebt onze vergadering gekaapt”, zei ik tegen het directielid. Hij keek mij aan en grijnsde boosaardig.

Of andere vergaderingen. Altijd ben ik op mijn hoede voor vergaderingen over een nieuw onderwerp of een thema. Vooral bij het afronden is het oppassen geblazen. Voor je het weet is er een volgende vergadering gepland en zit je ineens in een stuurgroep, een projectgroep, een begeleidingsgroep of een andere repeterende vergadering met een naam en een doel. Negen van de tien keer zeg ik ‘nee’, waarop anderen mij medelijdend aankijken; wat een onbenulligheid. Nog steeds krijg ik de stukken voor een stuurgroep die doorvergaderde na het volbrengen van de taak waarvoor zij was opgericht. Ik stopte, maar de vergadering bedacht een nieuw doel en een andere naam.

Een paar maanden geleden probeerden we het opnieuw. We gingen bij elkaar zitten. Zonder directie, zonder agenda. Meteen gebeurde hetzelfde: binding. De vrijblijvendheid versterkte het besef dat het niet hoeft als je er geen behoefte aan hebt en dat we kunnen stoppen als er geen meerwaarde is. Tot vorige week. Toen ik binnenkwam zat er een collega met een laptop en een beamer die iets met ons ging doornemen. De vergadering kreeg een doel.

“Als nou één van ons naar alle managementvergaderingen gaat?”, vroeg ik aan een collega-manager met wie ik nauw samenwerk. Ze vond het een prachtig plan. “Ga jij dan maar”, zei ze. Ik deinsde terug voor dat onvoorwaardelijke vertrouwen. “Nee, ga jij maar”, zei ik, ontroerd door mijn eigen vertrouwen in haar.

Ik denk dat het erop neer komt dat we allebei niet gaan.

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *